FAUbox Account Lifecycle

Was ist der User Account Lifecycle?

Der User Account Lifecycle beschreibt die Prozesse, wie man zu einem FAUbox-Account gelangt, was es für Möglichkeiten der Account-Pflege gibt und wie ein FAUbox-Account wieder gelöscht wird. Durch den User Account Lifecycle soll jederzeit gewährleistet sein, dass eine berechtigte Person Zugang zur FAUbox erhält, sobald sie das benötigt – und zwar einfach, schnell und sicher von überall und mit jedem Gerät.

Wer ist eine berechtigte Person?

Berechtigt ist, wen die eigene Einrichtung dafür benannt hat, oder wer von einer berechtigten Person zu einem Ordner eingeladen wurde. Erstgenannte erhalten einen Account mit eigenem Speicherplatz (Quota; derzeit 50GB) und letztgenannte erhalten einen Gastaccount ohne eigene Quota. Sie arbeiten mit den Quota der einladenden Person. In der Regel benennen die Einrichtungen alle Studierenden und Mitarbeitenden für die Nutzung der FAUbox. Internationale Gäste für weltweite Projekte sind immer möglich und werden rege eingeladen. Accounts mit Quota werden über eine föderierte Anbindung (Single Sign On -> SSO) realisiert, sie melden sich also am eigenen Identity Provider (IdP) mit den Zugangsdaten der eigenen Einrichtung an. Gäste aktivieren ihren Account und melden sich direkt an der FAUbox an.

Wie entsteht ein FAUbox-Account?

Für berechtigte Personen genügt ein Login unter „https://faubox.rrze.uni-erlangen.de„. Der Account wird dabei erzeugt, wenn er noch nicht existiert. Eine genaue Anleitung finden Sie unter: “https://www.doku.faubox.rrze.fau.de/startseite/anleitungfuerdaswebportal/einstiegshilfe/anmeldung-im-faubox-webinterface/registrierung-einstiegshilfe-fuer-interne-nutzer/“

Für Gäste wird ein Account durch Einladung erzeugt. Der Gast muss daraufhin seinen Account aktivieren. Siehe „https://www.doku.faubox.rrze.fau.de/startseite/projekte-mit-externen-partnern/“

Wie pflege ich meinen FAUbox-Account?

Es besteht die Möglichkeit, ein Avatar-Bild hochzuladen, weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen oder die Sprache einzustellen. Weitere Pflegemaßnahmen sind nicht sinnvoll. Auf der folgenden Seite finden Sie eine Hilfe dazu: “https://www.doku.faubox.rrze.fau.de/startseite/anleitungfuerdaswebportal/nutzeranleitung/“

Wie wird ein FAUbox-Account wieder gelöscht?

Hier ist das Procedere etwas unterschiedlich. Für Mitglieder der FAU gilt, dass derzeit noch alle inaktiven Accounts nach 13 Monaten ohne Anmeldung deaktiviert und 13 Monate nach Ablauf der Zugehörigkeit zur FAU gelöscht werden.

Accounts berechtigter Personen anderer Einrichtungen und Gäste werden 13 Monate nach dem letzten Login gelöscht.

Bevor ein Account gelöscht wird, wird eine E-Mail an die betroffene Person versandt mit der Aufforderung, sich anzumelden, um den Account aufrecht zu erhalten. Kommt die Person dem nicht nach, wird nach 14 Tagen erneut eine Warnung gesendet und bei erneuter Passivität wird am Tag danach der Account gelöscht.

Nicht aktivierte Gastaccounts werden nach drei Monaten ohne Vorwarnung gelöscht.

Wenn ein Account gelöscht wird, werden auch alle damit verknüpften eigenen Daten (Recht=Eigentümer/Owner) gelöscht. Es obliegt dem Eigentümer dieser Daten, die Daten rechtzeitig zu übergeben, wenn sie anderweitig weiter genutzt werden sollen. Daten, die nur lesend, schreibend, oder administrativ mit diesem Account geteilt wurden, bleiben unberührt.